Privacy Statement Stichting Eet Mee

Stichting Eet Mee! (verder Stichting Eet Mee) is geregistreerd bij de Kamer van Koophandel te Utrecht onder nummer 30275000 en wordt extern vertegenwoordigd door haar directeur. Stichting Eet Mee maakt waardevolle ontmoetingen mogelijk via etentjes bij mensen thuis.

Als je deelnemer bent, ons ondersteunt, gebruik maakt van onze informatie of van andere diensten die we bieden, dan wel aan ons levert, kunnen wij je persoonsgegevens verwerken. Stichting Eet Mee stelt je privacy voorop. We verwerken en beveiligen je gegevens dan ook zo zorgvuldig mogelijk. Daarom hebben we in dit privacy statement ons privacy beleid vastgelegd.

Wij houden ons aan de wet en regelgeving op het gebied van de bescherming van persoonsgegevens, zoals de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Ons privacy beleid is te allen tijde van toepassing wanneer je onze website of een van onze services gebruikt. Alle nieuwe functies en/of diensten die op enig moment in de toekomst aan onze huidige services worden toegevoegd, vallen ook onder dit privacy beleid.

Verantwoordelijkheid

Stichting Eet Mee is verantwoordelijk voor de verwerking van je persoonsgegevens. Dit houdt in dat Stichting Eet Mee de doeleinden en de middelen voor de verwerking zelf bepaalt en verantwoordelijk is voor de naleving van de wettelijke vereisten.

Door gebruik te maken van onze website, onze online matchingapplicatie of je aan te melden voor onze nieuwsbrief, dan wel voor ons dan wel met ons samen te werken, geef je toestemming voor de verwerking van persoonsgegevens zoals omschreven in dit Privacy Statement.

Doelen van de verwerking van persoonsgegevens

Stichting Eet Mee verwerkt persoonsgegevens van mensen met wie wij direct of indirect een relatie hebben, willen krijgen of hebben gehad. Dat zijn bijvoorbeeld:

• deelnemers die gematcht willen worden;
• vrijwilligers;
• mensen die geïnteresseerd zijn in Stichting Eet Mee, of deelnemer of voormalig vrijwilliger zijn geweest van Stichting Eet Mee;
• mensen die aan een bedrijf of organisatie verbonden zijn, waar wij een relatie mee hebben, willen krijgen of hebben gehad.

Stichting Eet Mee verwerkt alleen de daarvoor noodzakelijke persoonsgegevens als je deze zelf (bijvoorbeeld via een formulier op de website of in de online matchingapplicatie dan wel via een intake aan huis) hebt verstrekt aan Stichting Eet Mee, tenzij anders is aangegeven in dit Privacy Statement.

Beheren van het deelnemersaccount

Om je als deelnemer (gast en/of eetadres/initiatiefnemer) ‘op maat’ te kunnen matchen (dat wil zeggen: zo veel mogelijk aansluitend bij je wensen en mogelijkheden) voor een etentje bij iemand thuis of voor een video-etentje, verwerken we de persoonsgegevens zoals hieronder aangegeven.

Bij een aanmelding voor een etentje thuis:

• Je naam, adres- en contactgegevens;
• Geboortedatum;
• Sekse (optioneel: ja, nee, zeg ik liever niet);
• Mobiliteit (alleen bij gast);
• Toegankelijkheid van het huis (alleen bij eetadres);
• Hobby’s/interesses (optioneel);
• Welke talen spreek je (optioneel);
• Welke eettraditie heb je, wat eet je niet (alleen bij gast);
• Korte biografie met vrij in te vullen tekst (optioneel).

Bij een aanmelding voor een video-etentje:

• Je naam, adres- en contactgegevens;
• Geboortedatum;
• Sekse (optioneel: ja, nee, zeg ik liever niet);
• Hobby’s/interesses (optioneel);
• Welke talen spreek je (optioneel);
• Korte biografie met vrij in te vullen tekst (optioneel).

Verwerken van bijzondere persoonsgegevens:

Bijzondere persoonsgegevens zijn gevoelige gegevens, bijvoorbeeld over gezondheid, etnische gegevens of religie. Deze mogen alleen verwerkt worden met jouw toestemming, als dat moet op basis van de wet, of als je dat zelf vraagt. Stichting Eet Mee verwerkt de volgende bijzondere persoonsgegevens:

• Gegevens over gezondheid (rolstoel of rollator, dieet);

Dit doen wij omdat onze financiers (fondsen en overheden) ons onder meer afrekenen op het maken van een passende match voor kwetsbare ouderen.
De gegevens in een deelnemersaccount zijn alleen zichtbaar voor medewerkers op specifieke functies binnen de organisatie van Stichting Eet Mee. Met hen zijn strikte afspraken gemaakt over het zorgvuldig omgaan met deze gegevens.

We delen je gegevens met de beheerder van onze matchapplicatie. Daarmee is een verwerkersovereenkomst afgesloten.
Via onze website en/of levering van diensten slaan wij niet bewust en hebben we niet de intentie gegevens te verzamelen over websitebezoekers die jonger zijn dan 16 jaar. Tenzij ze toestemming hebben van ouders of voogd worden er geen gegevens opgeslagen. We kunnen echter niet controleren of een bezoeker van een website ouder dan 16 is. Wij raden ouders dan ook aan betrokken te zijn bij de online activiteiten van hun kinderen, om zo te voorkomen dat er gegevens over kinderen verzameld worden zonder ouderlijke toestemming.

Als je er van overtuigd bent dat wij zonder die toestemming persoonlijke gegevens hebben verzameld over een minderjarige, neem dan contact met ons op, dan zullen wij deze informatie verwijderen.

Matching en persoonsgegevens

Als er in de applicatie een match gemaakt wordt stuurt de applicatie naar de genodigden een mail met een link naar de applicatie waar alle informatie staat ten behoeve van het matchingproces en het daaropvolgende etentje. In het selectieproces voorafgaand aan de uiteindelijke match zien deelnemers van elkaar alleen geslacht (als dat door hen bekend is gemaakt), leeftijd, woonplaats, talen en hobby’s.

Bij een match zien de deelnemers zowel bij etentjes thuis als bij video- etentjes de volgende gegevens opgenomen van de mensen met wie je aan tafel gaat: naam, adres- en contactgegevens (deze laatsten alleen tussen gast en eetadres, niet van gasten onderling), leeftijd, hobby’s/interesses, talen.
Bij etentjes thuis worden ook gegevens over mobiliteit/toegankelijkheid en eetgewoonten gedeeld.

Als deelnemer geef je met je aanmelding bij Stichting Eet Mee toestemming voor het opslaan van gegevens. Het delen van je gegevens gebeurt uitsluitend op basis van deze aanmelding om het door jou gewenste doel te realiseren: als gast en/of eetadres/initiatiefnemer gematcht te worden met andere deelnemers voor een etentje bij iemand thuis/voor een video-etentje.

Als deelnemer en ontvanger van de matchmails word je gewezen op je verantwoordelijkheid om zorgvuldig met deze privacygevoelige informatie om te gaan en deze uitsluitend te gebruiken voor het maken van de match.

Delen persoonsgegevens

Het doel van de verwerking van je persoonsgegevens kan met zich meebrengen dat wij persoonsgegevens delen met andere organisaties. Voor zover er geen sprake is van je expliciete toestemming of wettelijke verplichting, gebeurt deze uitwisseling van gegevens uitsluitend op basis van de uitvoering van de overeenkomst tussen jou en Stichting Eet Mee of wanneer Stichting Eet Mee hiervoor een gerechtvaardigd belang heeft.

Je kunt je profielgegevens te allen tijde verwijderen uit de matchingapplicatie. Heb je langer dan een jaar niet deelgenomen aan het matchingproces, dan zal je de vraag worden voorgelegd of je je gegevens wilt verwijderen.

Applicaties waarmee gegevens worden opgeslagen

Voor de verwerking van de gegevens in de matchingapplicatie maken we gebruik van Bubble. De op deze manier verworven informatie wordt opgeslagen op servers in de Verenigde Staten. We verwijzen naar het privacy beleid van Bubble voor de wijze waarop met de opgeslagen gegevens wordt omgegaan. Bubble kan deze informatie aan derden verschaffen indien Bubble hiertoe wettelijk wordt verplicht, of voor zover derden de informatie namens Bubble verwerken. Wij hebben hier geen invloed op.

Wij hebben Bubble niet toegestaan de verkregen data te gebruiken voor andere Bubble-diensten. Stichting Eet Mee heeft een data verwerkersovereenkomst met Bubble.
De applicatie wordt beheerd door SLMMR. Stichting Eet Mee heeft een verwerkersovereenkomst afgesloten met SLMMR.

Onze servicemails vanuit de matchapplicatie verzenden we via Sendgrid. De op deze manier verworven informatie wordt opgeslagen op servers in de Verenigde Staten. We verwijzen naar het privacy beleid van Sendgrid voor de wijze waarop met de opgeslagen gegevens wordt omgegaan. Het betreft mails over notificaties vanuit de applicatie. Hiervoor gebruiken we het email-adres dat deelnemers daartoe in hun profiel hebben opgenomen. In het profiel kunnen deelnemers aangeven waarover ze meldingen per mail willen ontvangen.

De website van Stichting Eet Mee heeft een zgn. SSL-certificaat wat garandeert dat de door jou ingevulde gegevens veilig (versleuteld) worden verstuurd via de website. De website van Stichting Eet Mee is aangemaakt met WordPress. Over de verzamelde gegevens en het privacy beleid van WordPress, zie deze link.

De hosting van de e-mailverzending wordt verzorgd door CSV Networks BV. Stichting Eet Mee heeft een verwerkersovereenkomst afgesloten met hostingprovider CSV Networks.

De hosting van de website wordt verzorgd doorRocketstyle. Stichting Eet Mee heeft een verwerkersovereenkomst afgesloten met hostingprovider Rocketstyle.

Contact kunnen opnemen om vragen/opmerkingen te behandelen

Bij direct contact met Stichting Eet Mee, zoals per telefoon of bij persoonlijk contact kunnen wij om je goed van dienst te kunnen zijn zoals het terugbellen of mailen, hiervoor je naam, telefoonnummer en/of je e-mailadres noteren. Opslag hiervan vindt niet in een aparte applicatie plaats en zal slechts tijdelijk gebruikt worden ten behoeve van het contact met je kunnen opnemen, dan wel je vragen of opmerkingen te beantwoorden dan wel verwerken.

Nieuwsbrief/Nieuwsflits/Oproep om een etentje aan te bieden of om als gast deel te nemen

Om je op de hoogte te brengen van nieuws of vragen te stellen sturen we je een algemene Nieuwsbrief of Nieuwsflits. Daarvoor maken we gebruik van Mailchimp. Bij aanmelding als deelnemer in de applicatie en via het formulier ‘Ik wil de nieuwsbrief ontvangen op onze website www.eetmee.nl wordt je gevraagd om toestemming te geven om je naam en e-mailadres in onze Mailchimp mailinglijst op te nemen. Deze gegevens worden alleen met jouw expliciete toestemming aan de lijst met abonnees toegevoegd. Het abonneebestand van de nieuwsbrief wordt, behalve aan Mailchimp, niet aan derden verstrekt. Je kunt je in elk bericht afmelden voor verdere communicatie. Je gegevens worden dan automatisch verwijderd. We verwijzen naar het privacy beleid van Mailchimp voor de wijze waarop met de opgeslagen gegevens wordt omgegaan. Stichting Eet Mee heeft een verwerkersovereenkomst afgesloten met Mailchimp.

Opt-out

Na het aanmaken van een profiel in onze matchingapplicatie sturen we je automatische serviceberichten. Denk hierbij aan een bevestiging van je inschrijving en notificaties over matches. Het is niet mogelijk om je voor de serviceberichten uit te schrijven, je kunt het aantal via instellingen in je profiel wel beperken. Stichting Eet Mee beschouwt deze als noodzakelijk voor een goede gebruikerservaring.

Donatie en financiële administratie

Als je geld doneert aan Stichting Eet Mee via de website dan wel via de matchingapplicatie anderszins, of als gast een matchingbijdrage betaalt via de matchingapplicatie registeren we persoonsgegevens zoals contact- en betaalgegevens. Via de website wordt gebruik gemaakt van Mollie Betaalservice. Als het gaat om de verwerking van persoonsgegevens werkt Mollie niet in opdracht van de klant en de klant niet in opdracht van Mollie. De gegevens die Mollie ontvangt worden verwerkt op basis van een eigen verantwoordelijkheid. Mollie is daarom geen verwerker, maar een zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke als bedoeld in de Algemene Verordening Gegevensbescherming. We verwijzen naar het privacy beleid van Mollie voor de wijze waarop met de opgeslagen gegevens wordt omgegaan.

Om de financiële administratie van de stichting op een juiste manier te kunnen beheren en om te kunnen voldoen aan financiële en fiscale (wettelijke) verplichtingen registeren we persoons- en betaalgegevens.

Marktonderzoek en bijhouden web statistieken

Voor het uitvoeren van marktonderzoeken maken we gebruik van persoons- en contactgegevens van onze deelnemers, zodat we onze diensten meer kunnen afstemmen op de behoeften van onze relaties. Op onze website maken we gebruik van Google Analytics, om bij te houden hoe gebruikers onze website gebruiken, De op deze manier verworven informatie wordt opgeslagen op servers in de Verenigde Staten. Hiervoor verwijzen we je naar het privacy beleid van Google.

Google gebruikt deze informatie om bij te houden hoe onze website gebruikt wordt, en om rapporten over onze website aan ons te kunnen verstrekken. Google kan deze informatie aan derden verschaffen indien Google hiertoe wettelijk wordt verplicht, of voor zover derden de informatie namens Google verwerken. Wij hebben hier geen invloed op. Wij hebben Google niet toegestaan de verkregen Analytics informatie te gebruiken voor andere Google-diensten. Stichting Eet Mee heeft een verwerkersovereenkomst afgesloten met Google Inc.

Vrijwilligers en relatiebeheer

Van onze vrijwilligers en relaties registreren we naam, adres- en contactgegevens en geboortedatum. Afhankelijk van de activiteit registreren we aanvullende gegevens als dit voor het uitvoeren van of informeren over de activiteit noodzakelijk is. Gegevens van relaties zijn soms geworven uit openbare bronnen om te kunnen inzetten bij het verhogen van de kwaliteit van onze dienstverlening of vanwege andere organisatorische redenen. In het kader van relatiebeheer blijven de naam, adres- en contactgegevens en de gegevens van voormalige vrijwilligers zolang zij daarvoor toestemming hebben gegeven bewaard. Zij kunnen te allen tijde verzoeken om gegevens te (laten) aanpassen, dan wel te verwijderen.

Delen van persoonsgegevens met derden

We delen je persoonsgegevens met alle hiervoor genoemde partijen voor zover dat noodzakelijk is voor een goede dienstverlening van Stichting Eet Mee of met een overheidsorgaan als we daartoe wettelijk verplicht zijn. In alle gevallen zorgen wij ervoor dat deze partijen voldoen aan voldoende waarborgen op het gebied van privacy en beveiliging.

Stichting Eet Mee gebruikt je gegevens niet voor andere doeleinden dan hierboven vermeld.

We zullen je persoonsgegevens niet verkopen, noch verhuren, verdelen of anderszins commercieel ter beschikking stellen aan derden, behalve zoals beschreven in dit Privacy Statement, tenzij met je voorafgaande schriftelijke toestemming.

Opslagtermijn gegevens

We bewaren je persoonsgegevens niet langer dan nodig. Ons streven is om persoonsgegevens te vernietigen zodra we deze niet meer nodig hebben om onze doelen te beheren. Sommige gegevens worden bewaard omdat het op grond van een financiële/fiscale verplichting noodzakelijk is. In dat geval worden je gegevens zeven jaar bewaard. Na afloop van deze termijn zorgen wij ervoor dat je persoonsgegevens op zorgvuldige wijze worden verwijderd.

Social media

We zijn te vinden op de volgende social media: Facebook, Instagram, Twitter,YouTube en LinkedIn. Als je ons volgt op een of meer van deze media, krijgen we mogelijk toegang tot een deel van je profielgegevens, Stichting Eet Mee volgt zelf verschillende sociale media-kanalen en kan op die manier toegang krijgen tot gegevens op social media over jou. Lees de privacy verklaringen (die regelmatig kunnen wijzigen) om te zien wat zij met je persoonsgegevens doen:

• Facebook
• Twitter
• Instagram
• YouTube
• Linkedin

Websites van derden

Op onze website staan links naar websites van derden. Wij willen je adviseren het Privacy Statement te lezen van de website die je via onze website bezoekt. We dragen geen verantwoordelijkheid voor de manier waarop websites van derden omgaan met je persoonsgegevens.

Je rechten met betrekking tot je persoonsgegevens

• Je hebt het recht om op onderstaand adres een verzoek te doen om je gegevens in te zien, te corrigeren of te laten verwijderen;
• Je hebt het recht van verzet. Dat betekent dat je je kunt verzetten tegen het gebruik van je gegevens voor charitatieve doeleinden, zoals een crowd fund campagne;
• Je hebt altijd de mogelijkheid een klacht in te dienen over het gebruik van persoonsgegevens door Stichting Eet Mee in algemene zin, zowel bij de Stichting als bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Als je een hierboven genoemd verzoek of een klacht indient zullen we allereerst beoordelen of we je verzoek in behandeling kunnen nemen. Dit is niet mogelijk als we je identiteit niet kunnen vaststellen of als je minder dan zes maanden geleden een vergelijkbaar verzoek hebt gedaan. Als we het verzoek in behandeling nemen, is er een aantal situaties waarin wij het verzoek moeten weigeren. Dat is bijvoorbeeld het geval als de bescherming van de gegevens van derden zwaarder weegt. Dit kan voorkomen in gevallen dat je inzageverzoek ook de persoonsgegevens van andere personen bevat.

Als we je verzoek afwijzen zullen we je schriftelijk motiveren waarom we niet aan het verzoek kunnen voldoen. Mocht je het niet eens zijn met onze beslissing op een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering of verzet heb je het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Cookies die we gebruiken

Een cookie is een tekstbestandje dat door een server op je computer, smartphone of tablet kan worden geplaatst, als je onze website bezoekt. Op onze website en in de matchingapplicatie maken we gebruik van cookies. Voor ons beleid inzake deze cookies verwijzen wij naar ons cookie statement, terug te vinden op onze site.

Beveiliging van persoonsgegevens

Stichting Eet Mee heeft passende fysieke, technische, elektronische en organisatorische maatregelen genomen om de persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking.

Correctheid van de opgegeven persoonsgegevens

Door het meedelen van jouw persoonsgegevens garandeer je dat deze juist en volledig zijn. Stichting Eet Mee kan je bij het meedelen van valse identiteiten, onvolledige of onjuiste gegevens tijdelijk of definitief iedere toegang tot de website, of delen ervan en tot de online matchingapplicatie ontzeggen.

Je kunt je schriftelijke verzoeken of vragen over ons Privacy beleid sturen aan: Stichting Eet Mee
Molenkamp 48
3732 XK De Bilt
Je ontvangt dan zo spoedig mogelijk antwoord.

Stichting Eet Mee behoudt zich het recht voor om dit Privacy Statement op ieder moment aan te passen en/of aan te vullen.